XI-MACHINES
Datenschutz-Informationsblatt der Firma XI-MACHINES GmbH
für Kunden, Dienstleister und freie Mitarbeiter (im Folgenden: Geschäftspartner) der Firma XI-MACHINES GmbH

  1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten
    1. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Funktion als Geschäftspartner von XI-MACHINES GmbH bzw. als Mitarbeiter eines solchen Geschäftspartners. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen.
    2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die
      XI-MACHINES GmbH, Lokstedter Steindamm 35, 22529 Hamburg
      Tel.: +49 (0)40 4666675-0 - E-Mail: - Website: www.xi-machines.com
    3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter oder unsere Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“.
  2. Ihre Rechte
    1. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
      • Recht auf Auskunft,
      • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
      • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
      • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
      • Recht auf Datenübertragbarkeit.
      Zur Ausübung der Rechte erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten.
    2. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
  3. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, Werbewiderspruch
    1. Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
    2. Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
    3. Soweit wir Ihre Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
  4. Erhebung personenbezogener Daten bei Ihrer Tätigkeit als Geschäftspartner bzw. für einen unserer Geschäftspartner
    1. Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erheben wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
      • Anbahnung und Begründung des Vertragsverhältnisses
      • Durchführung des Vertragsverhältnisses
      • Beweissicherung für etwaige nachvertragliche Gewährleistungs- und Garantieansprüche und Rechtsstreitigkeiten
      • Zahlungsverkehr
      • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)
      • Direktwerbung für unsere Produkte soweit Sie dieser nicht widersprochen haben (siehe hierzu Ziffer 3.3.)
      • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Verbesserung von internen Prozessen sowie von Produkten.
    2. Folgende Kategorien von personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet:
      • Mitarbeiterdaten (u.a. Name, Adresse (geschäftlich), E-Mail, Telefon, Zuständigkeitsbereich)
      • Kommunikationsdaten (u.a. E-Mails, Schriftverkehr)
      • Ggf. Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung)
      • Ggf. Abrechnungsdaten (z.B. Steuernummer)
      Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung ist das zwischen uns bestehende Vertragsverhältnis bzw. die Anbahnung eines solchen und somit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

      In den übrigen unter 4.1 genannten Fällen erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unseres an den beschriebenen Verarbeitungen bestehenden Interesses. Rechtsgrundlage ist somit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

      Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. Informationspflichten vorliegen, ergibt sich die Rechtsgrundlage der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S.1. lit. c DSGVO.

      Erfolgt eine Verarbeitung aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung ist Rechtsgrundlage Art 6 I S. 1lit. a DSGVO.
    3. Wir speichern die Daten für die Dauer von zwei Jahren. Anschließend wird die Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingeschränkt. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen bzw. sechs Jahre für sonstige Geschäftsbriefe) erfolgt die vollständige Löschung.
    4. Bei personenbezogenen Daten der Kontaktverwaltung prüfen wir nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht. Sollten wir von Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen Kenntnis erlangen, so löschen wir Ihre Kontaktdaten unverzüglich bzw. aktualisieren diese, falls Sie dies wünschen und uns neue Kontaktdaten mitteilen.
  5. Pflicht zur Angabe personenbezogener Daten

    Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

  6. Empfänger der personenbezogenen Daten

    Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

    • Für die Betreuung Ihrer Dienstleistung zuständige Abteilung der XI-MACHINES GmbH
    • Zahlungsdienstleister
    • Externe Buchhaltung (Steuerbüro)
    • an der Dienstleitung beteiligte weitere Dienstleister der XI-MACHINES GmbH (soweit erforderlich)
    • Finanzbehörden
  7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

    Wir werden Ihre Daten auch in Drittländer übermitteln, wenn und soweit die Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen bzw. unseres Geschäftspartners oder zum Abschluss oder zur Erfüllung eines Vertrages im Interesse des Geschäftspartners erforderlich ist.

 
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